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合同审计要做好,十个经验不可少!

发布者:审计处发布时间:2019-12-25浏览次数:346

合同审计要做好,十个经验不可少!

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罗翔文


1、重视合同管理审计的显著意义


你开展过合同管理专项审计?如果没有,显然要提高对它的认识。

合同管理是企业经营管理的一项重要内容,有效的合同管理,可以减少经营失误,提高经济效益及依法维护企业的合法权益,降低企业在经营过程中因合同引起的法律风险。 

实施有效的经济合同审核是内部审计的一项重要工作,也是内部审计开展工作的重要依据。

合同管理审计分为合同草签前的审计、合同实行过程中的审计和合同实行结束前的审计,以实现对经济合同全过程的审计监督、评价和咨询。

合同审查是一项对审查者的要求较为全面的工作,不但要有扎实的法律基础,还要熟悉企业管理、经济运行的相关常识,要加强学习、勇于实践、探索规律、积累方法,有效把握合同审查的方法和技巧,为企业发展保驾护航。


2、不能仅仅依赖法务部审核合同


观念是行动的先导,错误的观念会束缚大家的脚步,先进的观念会引导大家向前。

有些人认为,合同已经由法务部审核过了,应该没有什么问题了,不需要大家再审计了吧?毕竟审计没有法律事务人员那么专业,承担不了合同管理审计的重任?

事实上,合同审核不仅包括法务人员对合同通用条款的审核,审查合同表述是否存在风险,是否严谨没有歧义、漏洞等,还包括合同经办部门、财务部门对双方相关交易的具体商务安排作出约定的商务条款的审核,以及合同经办部门对技术标准、验收标准等技术条款的审核。这些律师很难把关,充其量可以提示一些风险。

合同管理并非仅是法务部门的工作,而是涉及到企业各部门的系统工作。大量的审计案例已经证明,法务审核过的合同还存在很大的风险。此外,合同履行期间和履行后,既需要对合同实施管理和后评估,也需要由独立或组成联合小组对合同管理内部控制实行有效性实施审计。

所以,不要认为律师拟定的合同就没有问题了,更不要将法务部审核合同完全等同于合同管理。


3、深刻学好《合同法》、《合同管理内部控制指引》等法律法规、内部单位规则制度,是做好合同管理审计的基础


深刻领会相关法律法规,是判断是非标准的依据。懂专业就不至于说外行话,开错药方。

比如:某审计提出,盖着职能科室章的合同是无效的,一定是这样吗?实际上,根据《合同法》等依据,职能部门有授权书也能签合同,甲方名称可以写上职能部门的名称。

大家应当深刻学好《合同法》、《合同管理内部控制指引》等法律法规、内部单位规则制度,对审核合同的效力问题、审查当事人的资格、对保证人的资格审查、对代订立合同的代理人的资格审查、审查合同形式是否合法,审查合同内容是否合法、合同的履行和中止、终止和解除等有准确的把握。

实务当中,《审计人员必备的合同管理常识》这门课程,很有必要对审计人员常讲常新。


4、合同管理审计要分类细化为每一项合同项下的审核风险要点与测试清单


在合同管理审计计划阶段,应以风险为导向形成合同管理审计工作方案,提高审计项目工作方案的引导性和实行性。

比如,采购合同、建设工程合同、融资租赁合同、技术开发合同、技术转让合同及借贷合同、保证合同、抵押合同等,这些常见合同的审核内容、审查的要点清单一定要知道!

最终形成自己组织的各类合同审计思路与重点以及要点清单,不能笼统和泛泛。

 

5、按照最坏的打算去订立合同与审核合同


风险管理有个基本的认识:凡事做最坏的打算、才会有最好的安排。

假设客户不还钱跑路了、假定预付款后供方资金链断裂了、假定供方不能按时供货、不能提供约定的服务,假定供方质量有瑕疵,假定对方赚取超额利润、假定对方合作中贿赂我方人员,假定对方违约、欺诈等要对峙公堂时,大家的措施合约是否能最大限度保护大家,按照这个最坏的思路去审视现有的合同管理,可能会有很多预防性、价值性审计发现。


6、合同订立过程的流程管理并非全面的合同风险管理


审计实施的是全面的合同风险管理,而不仅仅是合同订立过程的流程管理。

合同文本起草、合同的审核流转程序、合同的用印流程以及签约后合同原件的归档保管等,这些是合同订立过程中的流程管理,全面的合同风险管理还包括合同签订之前及合同生效后的风险管理。

比如:合同签订之前,调查对方的资信情况,选择有足够履行能力和商业信誉的对象,保证交易安全,这属于合同签订之前的风险管理。合同生效之后,涉及到更多的合同风险管理,例如先行履行义务一方在对方处于特定状态时可以中止履行,行使不安抗辩权保护其利益并控制法律风险。

既然合同管理不仅是合同文本管理,还涉及到合同文本以外的一系列合同事务管理,因此,合同管理审计最大目标就是增加和保护组织合同权益得以最大化实现。


7、发现合同管理问题后,举一反三,全面核查


如果你家里发现有一只蟑螂,那么它很可能不仅仅只有一只。

同理,当大家发现某处某点某范围的合同管理问题后,尽快举一反三,以点带面,全面自查和独立审计,系统排查以及查缺补漏,这样可以取得更大的审计价值。


8、注意审核合同文本中的税务条款,它必不可缺


比如货款是否含税,税差的调整是否在合同中约定。

实务中,合同文本的税务条款容易忽视,要想好,一旦对方向大家开具的发票为虚假发票、开具的发票无法认证、认证不符或其他任何因发票瑕疵导致发票作废、未按约定时间向大家开具发票、或拒绝开具发票、发票遗失,对方未配合大家获得其他可抵扣凭证或重新获得发票、对方纳税主体身份发生变更,未及时通知大家、对方未向税务机关按时缴纳对应增值税税款,导致大家无法抵扣进项税额等,是否多有相关约束和规范。


9、注意合同管理审计常见的六个问题


1)合同签订滞后

实际业务中双方已经履行合同的部分义务,而合同未经双方当时人签字或者盖章,合同处于效力待定状态,一旦出现争议,没有合同约束。

2)约定的付款期限不合理

合同中对于付款期限的约定不合理,比如约定合同签订后三日内付款。设定付款条件和付款时间时,务必要考虑到财务付款的可操作性,严禁将无法完成的义务写入合同。

3)对于合同标的物的描述粗略

合同附件中对于标的物只有大致的描述,对于具体参数指标没有做出明确约定,导致验收环节依据不明确。质量要求应明确具体,通用产品可以约定产品质量适用国家标准或者行业标准等,定制产品对质量有特殊要求的,应在合同中对质量的特殊要求做出明确约定。

4)合同文本中对于违约责任约定不充分

对货物未能按期交付的违约责任未做约定,比如货物到达买受人的时间比合同约定的交货日期迟到一天,应当写明约定的违约金数额、比例及计算方法等。

5)合同磋商、履行环节中发生合同条款的变更未能形成书面证据

经双方当事人协商一致可以变更或解除合同,但变更或解除合同的意思表示应体现为书面形式。

6)对于质量异议期的约定不合理

当对于合同标的物的精准度要求比较高的时候,应约定合理的验收期间,并对退货、换货条款做出明确约定。

质量异议期是指对合同中约定标的的质量不符合法定或者合同约定的,接受合同标的的一方应在合同约定的期限内向对方提出异议的期间。

质量异议期通常与合同中约定的质量验收标准及质量标准联系在一起,因此涉及到产品质量的,应当在合同中对合同产品的质量验收标准及质量异议期做出明确约定。涉及到质量问题无法在检验时发现的相关设备,尤其是大型精密设备即便维修也无法实现正常运转的,务必约定明确的退换货方式。

与其面面俱到审核合同,不如总结主要合同常见陷阱。细心总结各类合同管理中的坑,并结合本企业的实际遇到的案例,对合同管理审计非常有帮助。


10、中标通知书、合同协议书、廉政协议书、禁止暴利协议审核一个不能少


要对中标通知书以及合同协议书实施符合性测试,合同重要条款与投标文件要相符,防止“两张皮”。

廉政协议很必要,制约内外有奇效。审计线索渠道宽,举报违规有猛料。

禁止暴利原则也应在合同协议上体现,明确存在暴利行为的判定标准,索赔期限和方式,防止以次充好、质次价高或谋取超额暴利利润,为企业挽回经济损失。



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